แม้ว่าการติดต่อทางธุรกิจในปัจจุบันจะเกิดขึ้นแบบออนไลน์แทบทั้งสิ้น แต่ถ้าพูดถึงการพบปะกันอย่างเป็นทางการแล้ว นามบัตรยังคงเป็นเครื่องมือสำหรับแลกเปลี่ยนข้อมูลส่วนตัวที่สำคัญและสร้างความประทับใจได้เสมอ
นามบัตรที่ดีจะช่วยสร้างภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพ สะท้อนตัวตนของเราและองค์กรให้คู่สนทนาเข้าใจและจดจำได้ตั้งแต่แรกพบ ช่วยให้การเริ่มต้นบทสนทนาหรือการคุยธุรกิจง่ายและราบรื่นขึ้น
สำหรับใครที่กำลังหาวิธีทำนามบัตรแบบง่ายๆ แต่สวยงามและใช้ได้จริง หมีคำตอบได้นำ 2 วิธีทำนามบัตรด้วย Microsoft Word มาฝาก พร้อมประกอบอย่างละเอียด มาดูวิธีทำกันเลย
1. ทำนามบัตรด้วยเทมเพลตใน Microsoft Word
สำหรับคนที่ไม่ค่อยมีสกิลด้านการออกแบบ และต้องการทำนามบัตรแบบเร่งด่วน การทำนามบัตรด้วยเทมเพลตใน Microsoft Word เป็นทางออกที่น่าสนใจ เพราะทำได้ง่าย รวดเร็ว และยังสวยงามดูเป็นมืออาชีพอีกด้วย
1. เริ่มสร้างหน้ากระดาษใหม่ โดยคลิกแท็บไฟล์ (File) มุมบนซ้าย แล้วเลือกปุ่มใหม่ (New)
2. ค้นหาเทมเพลตนามบัตร โดยพิมพ์คำว่า “นามบัตร” หรือ “business card” ในช่องค้นหา หลังจากนั้นเลือกเทมเพลตนามบัตรที่เราต้องการ แล้วคลิกปุ่มสร้าง (Create)
3. กรอกข้อมูลส่วนตัวและปรับเปลี่ยนรูปที่ต้องการในช่องนามบัตรใบแรก แล้วคลิกที่นามบัตรใบอื่นหนึ่งครั้ง Word จะอัปเดตข้อมูลในนามบัตรทุกใบในหน้าให้อัตโนมัติ
แต่ถ้าเทมเพลตไม่ได้อัปเดตข้อมูลนามบัตรใบอื่นให้อัตโนมัติ ก็ต้องใส่ข้อมูลใบแรกให้ครบก่อน แล้ว copy ไปแปะทับใบอื่นๆ จนครบ ซึ่งจะเสียเวลาอย่างมาก เราจึงเเนะนำให้ใช้ Office 2010 เเละเทมเพลตที่ใหม่กว่าปี 2010 ขึ้นไปจะดีที่สุด
4. เปลี่ยนรูปแบบขององค์ประกอบต่างๆ เช่น ฟอนต์ สี ขนาด ฯลฯ ให้ชัดเจน สวยงาม และตรงกับภาพลักษณ์ขององค์กร หากบริษัทของคุณยังไม่มีโลโก้ เราแนะนำให้ออกแบบโลโก้มาใส่ในนามบัตร เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือและความเป็นมืออาชีพด้วย
5. ตรวจเช็กความเรียบร้อยของนามบัตร อย่าให้มีข้อมูลผิดพลาด ทั้งชื่อนามสกุล ที่อยู่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งอีเมลและเบอร์โทรศัพท์ เพราะมักเป็นสิ่งแรกที่คนใช้ติดต่อหาเรา หากใส่ข้อมูลผิดก็เท่ากับว่านามบัตรของเราไร้ประโยชน์โดยสิ้นเชิง และอาจถูกมองว่าไม่ใส่ใจ ไม่เป็นมืออาชีพอีกด้วย
6. สั่งปริ้นต์ หากพอใจกับดีไซน์ของนามบัตรแล้ว ก็คลิกแท็บไฟล์ (File) และเลือกพิมพ์ (Print) เพื่อสั่งปริ้นต์ หรือส่งให้ทางร้านปริ้นต์ หากปริ้นต์เองที่บ้าน แนะนำให้ใช้กระดาษคุณภาพสูงสำหรับนามบัตรโดยเฉพาะ ส่วนจะเป็นกระดาษแบบมันหรือด้าน ก็ขึ้นอยู่กับภาพลักษณ์ขององค์กรเลย
7. ตัดนามบัตรด้วยอุปกรณ์ที่เหมาะสม ปกติกระดาษ 1 แผ่น จะทำนามบัตรได้ 10 ใบ จึงต้องตัดแบ่งให้เนี้ยบและเท่ากัน เราแนะนำให้ใช้แท่นตัดกระดาษจะช่วยให้ขอบกระดาษเรียบเนียนกว่าการใช้กรรไกรหรือคัดเตอร์ซึ่งไม่แนะนำให้ใช้อย่างยิ่ง
2. ทำนามบัตรด้วยตัวเองใน Microsoft Word
การออกแบบนามบัตรด้วยตัวเองจะมียุ่งยากมากกว่าใช้เทมเพลต แต่จะได้นามบัตรที่ตรงกับความต้องการของเรามากกว่า
สำหรับขนาดนามบัตรที่นิยมจะมีอยู่ 2 แบบ ได้แก่
- 8.56 x 5.4 ซม. หรือ 8.6 x 5.4 ซม. – แนะนำขนาดนี้ เพราะขนาดจะเท่ากับบัตรเครดิต ใส่ในกระเป๋าตังค์ หรือกระเป๋านามบัตรได้พอดี
- 9 x 5.5 ซม. หรือ 9 x 5 ซม. – ขนาดนี้เหมาะกับนามบัตรที่ต้องใส่ข้อมูลเยอะๆ
1. สร้างหน้ากระดาษเปล่าขึ้นมา สำหรับการทำนามบัตรด้วยตัวเอง เราจะใช้ตารางในการช่วยออกแบบ
2. ลดระยะขอบกระดาษเพื่อเพิ่มพื้นที่ให้นามบัตร โดยคลิกแท็บเค้าโครง (Layout) แล้วเลือกเมนูระยะขอบ (Margins) ไปที่ระยะขอบแบบกำหนดเอง (Custom Margins) แล้วปรับระยะขอบบน-ล่าง 0.4 ซม. ซ้าย-ขวา 1.27 ซม. แบบนี้จะทำให้หน้ากระดาษของเรามีพื้นที่มากพอสำหรับขนาดนามบัตรทั้ง 2 แบบ
3. สร้างตารางแบ่งช่องนามบัตร โดยคลิกแท็บแทรก (Insert) แล้วคลิกปุ่มตาราง (Table) หลังจากนั้นจะมีเส้นตารางโผล่มา ให้เลือกตารางขนาด 2 x 5 ช่อง จะได้ 10 ช่อง ซึ่งเป็นจำนวนที่เหมาะสมกับกระดาษ A4
4. ตั้งค่าตารางที่สร้างขึ้นมา โดยคลิกขวาตรงสัญลักษณ์เป้าเล็งของตารางที่สร้างมา แล้วเลือกคุณสมบัติตาราง (Table Properties) ไปที่แท็บแถว (Row) คลิกที่กล่องหน้าคำว่าระบุความสูง ใส่เลข 5.4 ซม. เลือกความสูงของแถวเป็นค่าแน่นอน (Exactly) ต่อมาไปที่แท็บคอลัมน์ (Column) ใส่ความกว้างที่ต้องการ 8.6 ซม.
5. ป้องกันไม่ให้เส้นตารางเคลื่อนที่ โดยคลิกขวาที่สัญลักษณ์เป้าเล็งของตารางอีกครั้ง ไปที่ปรับพอดีอัตโนมัติ เลือกความกว้างคอลัมน์คงที่
6. แทรกรูปร่างสี่เหลี่ยมขนาดเท่านามบัตร โดยคลิกแท็บแทรก (Insert) เลือกเมนูรูปร่าง (Shapes) เพื่อใช้เป็นเสมือนผืนผ้าใบให้เราใส่ข้อความและรูปลงไปภายในกรอบนี้ หรือหากมีภาพพื้นหลังสวยๆ อยู่แล้ว ก็สามารถแทรกรูปมาวางเลยก็ได้ เมื่อออกแบบจนพอใจแล้ว ก็เพียงแค่ copy แล้วนำไปวางอีก 9 ช่อง ก็เป็นอันเรียบร้อย
7. สำหรับการออกแบบ แนะนำให้เน้นใช้สีและตัวอักษรที่อ่านง่ายและชัดเจนเป็นหลัก แล้วค่อยปรับเพิ่มความสวยงามให้ตรงกับภาพลักษณ์ขององค์กร หากบริษัทของคุณยังไม่มีโลโก้ เราแนะนำให้ออกแบบโลโก้มาใส่ในนามบัตร เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือและความเป็นมืออาชีพด้วย
8. ตรวจเช็กความเรียบร้อยของนามบัตรอย่างละเอียด อย่าให้มีข้อมูลผิดพลาด ทั้งชื่อนามสกุล ที่อยู่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งอีเมลและเบอร์โทรศัพท์ เพราะมักเป็นสิ่งแรกที่คนใช้ติดต่อหาเรา หากใส่ข้อมูลผิดก็เท่ากับว่านามบัตรของเราไร้ประโยชน์โดยสิ้นเชิง และอาจถูกมองว่าไม่ใส่ใจ ไม่เป็นมืออาชีพอีกด้วย
9. สั่งปริ้นต์ โดยคลิกแท็บไฟล์ (File) และเลือกพิมพ์ (Print) หรือส่งให้ทางร้านปริ้นต์ หากปริ้นต์เองที่บ้าน แนะนำให้ใช้กระดาษคุณภาพสูงสำหรับนามบัตรโดยเฉพาะ ส่วนจะเป็นกระดาษแบบมันหรือด้าน ก็ขึ้นอยู่กับภาพลักษณ์ขององค์กรเลย
10. ตัดนามบัตรด้วยอุปกรณ์ที่เหมาะสม ปกติกระดาษ 1 แผ่น จะทำนามบัตรได้ 10 ใบ จึงต้องตัดแบ่งให้เนี้ยบและเท่ากัน เราแนะนำให้ใช้แท่นตัดกระดาษจะช่วยให้ขอบกระดาษเรียบเนียนกว่าการใช้กรรไกรหรือคัดเตอร์ซึ่งไม่แนะนำให้ใช้อย่างยิ่ง
